7 kỹ năng cốt lõi của một quản lý dự án
Khi các doanh nghiệp phải đối mặt với những dự án ngày càng phức tạp trong môi trường cạnh tranh khốc liệt, nhu cầu về những quản lý dự án có năng lực cao chưa bao giờ lớn đến vậy. Theo phân tích dữ liệu tuyển dụng gần đây, số lượng vị trí quản lý dự án được dự báo sẽ tăng thêm 11% vào năm 2033.
Không chỉ dừng ở đó, thu nhập trong ngành cũng đang có xu hướng tăng ổn định. Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ cho biết mức lương trung bình của quản lý dự án trong năm 2024 đạt 98.580 USD/năm. Tuy nhiên, đi kèm với đó là thực trạng thiếu hụt nhân tài nghiêm trọng, khiến nhiều tổ chức gặp rủi ro trong khâu triển khai chiến lược.
Điều này tạo ra cơ hội nghề nghiệp rộng mở cho những ai sở hữu bộ kỹ năng cần thiết – sự kết hợp giữa chuyên môn kỹ thuật, khả năng lãnh đạo và tư duy kinh doanh. Dưới đây là 7 kỹ năng mà mọi quản lý dự án cần thành thạo để đáp ứng kỳ vọng ngày càng cao từ doanh nghiệp.
1. Kỹ năng giao tiếp
Giao tiếp là hoạt động cốt lõi chiếm đến 90% thời gian của một quản lý dự án, theo Cesar Abeid – người dẫn chương trình podcast “Project Management for the Masses”. Từ việc khởi động dự án, điều phối nhóm, đến báo cáo với stakeholder, tất cả đều đòi hỏi sự rõ ràng, lắng nghe chủ động và phản hồi hiệu quả.
Một PM giỏi cần biết “nói cùng ngôn ngữ” với các chuyên gia kỹ thuật trong tổ chức, diễn giải mục tiêu rõ ràng và xây dựng lòng tin với các bên liên quan. Khả năng thuyết phục, truyền cảm hứng và giải thích logic là chìa khóa để định hướng nhóm đi đúng lộ trình.
85% thành công trong công việc đến từ kỹ năng mềm, trong đó kỹ năng giao tiếp đứng hàng đầu – theo nghiên cứu gần đây về thành công nghề nghiệp.
2. Kỹ năng quản lý tổng thể
PM không chỉ là người lập kế hoạch, mà còn là người thực hiện và kiểm soát dự án. Điều này đòi hỏi họ thành thạo các công cụ hỗ trợ như Microsoft Project, Excel, Outlook, PowerPoint và Jira – nhằm giám sát tiến độ, ngân sách và hiệu suất đội nhóm.
Bên cạnh yếu tố kỹ thuật, PM cần tư duy quản trị rủi ro. Việc xác định sớm các rủi ro tiềm ẩn và xây dựng kế hoạch dự phòng không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo tính liên tục của dự án. Đừng rơi vào bẫy chủ quan rằng rủi ro “sẽ không xảy ra” – hãy luôn hành động như thể chúng chắc chắn sẽ đến.
3. Kỹ năng lãnh đạo
Khác với quản lý đơn thuần, lãnh đạo đòi hỏi khả năng truyền cảm hứng, phát triển đội ngũ và tạo động lực làm việc tích cực. Một PM giỏi biết cách giao việc phù hợp, đặt mục tiêu rõ ràng, phản hồi mang tính xây dựng và ghi nhận thành tích kịp thời.
Kỹ năng thương lượng cũng là một phần không thể thiếu. PM thường phải đối thoại với các bên về phạm vi, ngân sách và thời hạn – những cuộc thương lượng đôi khi nhạy cảm và dễ phát sinh xung đột. Việc chọn đúng phong cách đàm phán – từ thỏa hiệp, hợp tác đến cạnh tranh – là nghệ thuật cần rèn luyện.
4. Kỹ năng lập kế hoạch và điều phối
Kế hoạch yếu kém là một trong những nguyên nhân hàng đầu khiến dự án thất bại. Những PM xuất sắc thường bắt đầu bằng một kế hoạch dự án chặt chẽ – bao gồm phạm vi, mục tiêu, lịch trình, phân bổ nguồn lực và phương án kiểm soát.
Theo Chris Bolick (nguyên trưởng bộ môn Quản lý Dự án tại Đại học Northeastern), bước đầu tiên của quản lý thời gian hiệu quả là lập kế hoạch cụ thể, giúp giảm thiểu thời gian trễ và lãng phí tài nguyên trong suốt vòng đời dự án.
5. Kỹ năng chăm sóc khách hàng và stakeholder
Không phải mọi dự án đều phục vụ khách hàng truyền thống, nhưng mọi dự án đều phải làm hài lòng stakeholder. Việc hoàn thành đúng thời hạn, đủ tính năng và trong phạm vi ngân sách không đồng nghĩa với sự hài lòng – nếu nhu cầu thực tế của stakeholder không được đáp ứng.
PM cần xây dựng tư duy dịch vụ: đặt mình vào vị trí stakeholder, chủ động lắng nghe, xử lý phản hồi và truyền đạt kỳ vọng thực tế cho cả nhóm phát triển và bên liên quan.
6. Kiến thức về vận hành doanh nghiệp
Dù PM không làm công việc của quản lý vận hành, họ vẫn cần hiểu rõ cách doanh nghiệp hoạt động để bàn giao hiệu quả sau khi dự án kết thúc. Hai khía cạnh PM cần nắm:
Thứ nhất, khi một thay đổi trong quy trình vận hành được triển khai dưới dạng dự án (ví dụ: chuyển hệ thống ERP), PM chính là người định hình quá trình chuyển đổi. Thứ hai, khi dự án khép lại, PM cần phối hợp chặt chẽ với phòng vận hành để đảm bảo khả năng duy trì và chuyển giao liền mạch.
7. Kỹ năng giải quyết vấn đề
PM giỏi không phản ứng bị động mà luôn tiên liệu rủi ro và chủ động tháo gỡ nút thắt. Họ sử dụng tư duy phản biện để nhìn nhận khách quan, đánh giá dữ kiện và lựa chọn giải pháp hiệu quả.
Giải quyết vấn đề trong môi trường dự án đòi hỏi khả năng phân tích tình huống không đầy đủ thông tin, phối hợp đa phòng ban và đưa ra quyết định dưới áp lực. PM không đơn thuần “chữa cháy”, mà hướng tới giải pháp bền vững.
Làm sao để phát triển những kỹ năng này?
Thứ nhất, hãy luyện tập mỗi ngày. Những kỹ năng này không thể học trong một đêm. Hãy chủ động áp dụng chúng vào công việc hiện tại hoặc tìm kiếm các cơ hội tham gia dự án thực tế.
Thứ hai, tham dự các hội thảo, sự kiện ngành và kết nối với các hiệp hội chuyên môn như PMI hoặc các nhóm sinh viên quản lý dự án tại trường đại học, giúp bạn tiếp cận xu hướng mới và học hỏi từ người đi trước.
Thứ ba, đầu tư học tập bài bản. Chứng chỉ hoặc bằng cấp như chương trình Thạc sĩ Quản lý Dự án của Đại học Northeastern giúp bạn trang bị kiến thức vững chắc, kỹ năng thực chiến và mở rộng mạng lưới chuyên nghiệp toàn cầu.
Kết luận
Một trong những cách hiệu quả nhất để nâng cao kỹ năng quản lý dự án là theo học các chương trình đào tạo chuyên sâu như chứng chỉ sau đại học hoặc bằng thạc sĩ. Chẳng hạn, chương trình Thạc sĩ Khoa học Quản lý Dự án (MS in Project Management) của Đại học Northeastern cung cấp cho học viên nền tảng thực tiễn và chuyên môn kỹ thuật cần thiết để lãnh đạo những dự án phức tạp đến đích thành công.
Không chỉ giúp bạn thành thạo các kỹ năng cốt lõi đã đề cập ở trên (và hơn thế nữa), chương trình còn mang đến cơ hội trải nghiệm thực tế thông qua mô hình học tập gắn liền với dự án (experiential learning). Việc quay lại trường học cũng giúp bạn kết nối với các chuyên gia đầu ngành từ nhiều quốc gia khác nhau – những người có thể truyền cảm hứng, chia sẻ kinh nghiệm và mở ra cơ hội phát triển nghề nghiệp trong tương lai.
Liên hệ VietIS Education qua hotline 0963505030 hoặc email: vietis_edu@vietis.com.vn để được tư vấn chi tiết về lộ trình học PMF, sửa CV và phỏng vấn thử.
Tầng 5, Tòa nhà 3A, số 82 Duy Tân, Phường Cầu Giấy, Hà Nội, Việt Nam 
